Biuletyn Informacji Publicznej
Starostwo Powiatowe w Wąbrzeźnie

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych w Powiecie Wąbrzeskim

Art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) zobowiązał organ publiczny  do ustalenia Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Starostwie Powiatowym w Wąbrzeźnie.

Cel Procedury zgłoszeń zewnętrznych
Celem procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, jest umożliwienie w sposób niezależny i zapewniający poufność zgłaszania nieprawidłowości w Powiecie Wąbrzeskim i podejmowania działań następczych redukujących to zjawisko.

Kto może być sygnalistą
Sygnalistą może być osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą jest również osoba fizyczna, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą, przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.
Jakich naruszeń prawa może dotyczyć zgłoszenie
Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
1.    korupcji;
2.    zamówień publicznych;
3.    usług, produktów i rynków finansowych;
4.    przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5.    bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6.    bezpieczeństwa transportu;
7.    ochrony środowiska;
8.    ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9.    bezpieczeństwa żywności i pasz;
10.    zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11.    zdrowia publicznego;
12.    ochrony konsumentów;
13.    ochrony prywatności i danych osobowych;
14.    bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15.    interesów finansowych skarbu państwa rzeczypospolitej polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz unii europejskiej;
16.    rynku wewnętrznego unii europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17.    konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy pub-licznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
Informacją o naruszeniu prawa jest informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informacja dotycząca próby ukrycia takiego naruszenia praw.
 
Jak można dokonać zgłoszenia zewnętrznego
Zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa można dokonać pisemnie.

1.    Zgłoszenia nieprawidłowości dokonywane mogą być poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące w starostwie: 
1)    pisemnie - za pośrednictwem poczty tradycyjnej w zamkniętej kopercie 
z napisem do rąk własnych zaadresowanej na adres Starostwo Powiatowe 
w Wąbrzeźnie, ul. Wolności 44, 87-200 Wąbrzeźno z dopiskiem na kopercie „Sygnał Z". Przesyłka przekazywana jest bezpośrednio do rąk własnych dla stanowiska wymienionego w § 3 ust. 1;
2)    elektronicznie - za pośrednictwem dedykowanej skrzynki poczty elektronicznej na adres e-mail  sygnalistazewn@wabrzezno.pl;
3)    ustnie podczas spotkania z pracownikiem w godzinach od 8.00 do 14.30 
w pokoju nr 127 przy ul. Wolności 44.
2.    Wymienione w ust. 1 sposoby przekazywania zgłoszeń gwarantują ochronę poufności tożsamości sygnalisty. W sytuacji, gdy zgłoszenie zostanie dokonane w sposób inny niż przewidziano w niniejszej procedurze, organ nie gwarantuje ochrony poufności tożsamości sygnalisty.

Co powinno zawierać zgłoszenie zewnętrzne
Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia.
Wzór formularza zgłoszenia naruszenia prawa określa załącznik nr 1 do zarządzenia 

Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego
W przypadku zgłoszenia zewnętrznego, postępowanie ma na celu weryfikację informacji zgłoszonych przez sygnalistę, zgodnie z przyjętymi procedurami. Zgłoszenia są przyjmowane i rejestrowane przez wyznaczone i upoważnione osoby.
Zgłaszający może zostać poproszony o przedstawienie dodatkowych informacji lub wyjaśnień, które są niezbędne do wyjaśnienia sprawy. Informacje będą wyjaśniane w sposób zapewniający ochronę osoby zgłaszającej i poufność danych.

Termin przekazania informacji zwrotnej i jej zawartość
Organ zobowiązuje się do udzielenia informacji zwrotnej zgłaszającemu w terminie nie dłuższym niż trzy miesiące od dnia przyjęcia zgłoszenia. Informacja zwrotna obejmuje:
- potwierdzenie otrzymania zgłoszenia,
- informacje o podjętych lub planowanych działaniach w związku z wyjaśnieniem zgłoszonych informacji,
- informacje o zakończeniu postępowania i jego wynikach, jeśli jest to możliwe do przekazania.

Zasady przetwarzania danych osobowych
 1) Podmiot publiczny przetwarza dane osobowe w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
 2) Podmiot publiczny przechowuje dane osobowe, które przetwarza w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.
 3) Administrator danych zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż do upływu 14 dni od momentu ustalenia, że nie są niezbędne.
 4) Administrator danych informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
 5) Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Rzecznika Praw Obywatelskich przez okres 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.
 6) Administrator danych zapewnia, że dane osobowe będą:
 a) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a) RODO,
 b) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b) RODO),
 c) adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO),
 d) prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d) RODO),
 e) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e) RODO),
 f) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f) RODO).

Charakter działań następczych
Po dokonaniu zgłoszenia zewnętrznego organ przeprowadza działania wyjaśniające w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, mające na celu ustalenie faktycznego stanu rzeczy.
Pierwszym celem jest ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu dokonana przez podmiot prawny lub organ publiczny. Drugim – przeciwdziałanie naruszeniu prawa, które było przedmiotem zgłoszenia. Obowiązek przeciwdziałania aktualizuje się, jeśli organ potwierdził informacje ze zgłoszenia (w całości lub przynajmniej w części) Sprawdzenie informacji może stanowić przedmiot różnego rodzaju postępowań wyjaśniających lub kontrolnych.
Na żądanie sygnalisty organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie.
Osoby upoważnione do wykonywania działań następczych wykonują z należytą starannością wszystkie działania mające na celu potwierdzenie bądź nie, naruszeń prawa przedstawionych w zgłoszeniu.
Jeżeli okaże się, że posiadane informacje o naruszeniu prawa nie leżą w kompetencji podmiotu przyjmującego zgłoszenie osoba upoważniona zobowiązana jest do przekazania posiadanych informacji do określonego organu publicznego.

Środki ochrony prawnej i ochrona przed działaniami odwetowymi
Osoba dokonująca zgłoszenia jest chroniona przed wszelkimi działaniami odwetowymi, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Działania odwetowe to wszelkie działania prowadzące do pogorszenia sytuacji sygnalisty w związku z dokonaniem zgłoszenia, pod warunkiem istnienia związku między pogorszeniem a przekazaniem informacji przez sygnalistę.
Organizacja zapewnia wsparcie prawne oraz możliwość uzyskania poufnej porady na temat przysługujących jej praw i dostępnych środków ochrony prawnej. W przypadku działań odwetowych sygnalista ma prawo do zgłoszenia skargi do właściwych organów.

9. Ochrona sygnalisty przed odpowiedzialnością za naruszenie poufności
Sygnalista jest chroniony przed odpowiedzialnością za naruszenie poufności informacji pod warunkiem, że działał w dobrej wierze i w przekonaniu, że zgłoszone przez niego informacje są prawdziwe. Ochrona ta obejmuje zarówno zgłoszenia dokonane wewnętrznie, jak i zewnętrznie, jeśli działanie w ramach struktury organizacyjnej nie było możliwe lub efektywne.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
W przypadku potrzeby kontaktu z Rzecznikiem Praw Obywatelskich, wszelkie zgłoszenia można kierować na adres: