Biuletyn Informacji Publicznej
Starostwo Powiatowe w Wąbrzeźnie

Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Starostwie Powiatowym w Wąbrzeźnie

Art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) zobowiązał m.in. Starostę Wąbrzeskiego do ustalenia Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Starostwie Powiatowym w Wąbrzeźnie.

Cel Procedury zgłoszeń wewnętrznych
Celem procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Starostwie Powiatowym w Wąbrzeźnie, jest umożliwienie w sposób niezależny i zapewniający poufność zgłaszania nieprawidłowości w Starostwie Powiatowym w Wąbrzeźnie i podejmowania działań następczych redukujących to zjawisko.

Kto może być sygnalistą
Sygnalistą może być osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą jest również osoba fizyczna, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą, przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.
Jakich naruszeń prawa może dotyczyć zgłoszenie
Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
1.    korupcji;
2.    zamówień publicznych;
3.    usług, produktów i rynków finansowych;
4.    przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5.    bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6.    bezpieczeństwa transportu;
7.    ochrony środowiska;
8.    ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9.    bezpieczeństwa żywności i pasz;
10.    zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11.    zdrowia publicznego;
12.    ochrony konsumentów;
13.    ochrony prywatności i danych osobowych;
14.    bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15.    interesów finansowych skarbu państwa rzeczypospolitej polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz unii europejskiej;
16.    rynku wewnętrznego unii europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17.    konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy pub-licznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
Informacją o naruszeniu prawa jest informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informacja dotycząca próby ukrycia takiego naruszenia praw.
 
Jak można dokonać zgłoszenia wewnętrznego
Zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa można dokonać pisemnie.
Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane w następujący sposób:
1. za pośrednictwem operatora pocztowego na adres starostwa, ul. Wolności 44, 87-200 Wąbrzeźno z dopiskiem na kopercie „Sygnał W". Przesyłka przekazywana jest bezpośrednio do rąk własnych upoważnionego pracownika;
2. poprzez fizyczne, osobiste dostarczenie pisma do sekretariatu starostwa;
3. za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej - za pośrednictwem dedykowanej skrzynki poczty elektronicznej na adres e-mail:  sygnalistawewn@wabrzezno.pl;
4. bezpośrednio w siedzibie starostwa - gdy zgłaszający wystąpi z wnioskiem o zorganizowanie bezpośredniego spotkania, w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:
  - nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, i/lub,
  - protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez starostwo. 

Co powinno zawierać zgłoszenie wewnętrzne
Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia.
Wzór formularza zgłoszenia naruszenia prawa określa załącznik nr 2 do zarządzenia składający się z Karty nr 1 i Karty nr 1a.

Ochrona sygnalisty
Sygnalista podlega ochronie, jeżeli zgłosi naruszenie prawa, które korzysta z takiej ochrony oraz w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego ma uzasadnione podstawy sądzić o prawdziwości przedmiotu zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i dokona zgłoszenia we właściwy sposób, a więc w formie zgłoszenia wewnętrznego, zewnętrznego lub w formie ujawnienia publicznego, zgodnie z funkcjonującymi regulacjami prawnymi.
Zgodnie z Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Starostwie Powiatowym w Wąbrzeźnie Podmiotem upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń w starostwie, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, o którym mowa w art. 8 ustawy jest Administrator ds. obsługi sygnalistów.
Dane osobowe oraz pozostałe informacje, przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych, a także dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Dane sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu osobom nieupoważnionym, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty lub gdy ujawnienie danych sygnalisty jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
Starosta Wąbrzeski nie będzie tolerował żadnego rodzaju działań odwetowych, ani prób lub groźby zastosowania takich działań, w tym szykan, zachowań dyskryminujących i innych form wykluczenia lub nękania, gróźb, sankcji wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.
Działaniem odwetowym jest bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
Do odpowiedzialności karnej i odszkodowawczej może zostać pociągnięty sygnalista, który zgłosi naruszenie prawa, do którego nie doszło.

Zasady postępowania ze zgłoszeniami wewnętrznymi w Starostwie Powiatowym w Wąbrzeźnie.
1.    Dostęp do kanałów zgłaszania posiada Administrator ds. obsługi sygnalistów.
2.    Po otrzymaniu zgłoszenia, Administrator podejmuje działania w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym, o ile będzie to uzasadnione występowanie o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia i przekazywanie informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia.
3.    Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że nie wskazał on adresu do kontaktu, na który należy takie potwierdzenie przekazać.
4.    Administrator może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, w sytuacji, gdy z treści zgłoszenia wynika, iż jest ono bezspornie nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
5.    Zgłoszenie, które pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego podlega niezwłocznemu procedowaniu.
6.    Administrator niezwłocznie dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia w zakresie oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, zwłaszcza gdy z uwagi na przedmiot zgłoszenia, naruszenie prawa mogłoby poważnie zakłócić funkcjonowanie starostwa. Administrator w szczególności ustala, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz ustala, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania starostwa, a jeżeli nie należy – ustala organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych.
7.    Czynności, o których mowa w ust. 6 Administrator wykonuje z należytą starannością.
8.    Administrator podejmuje decyzję w sprawie przeprowadzenia: 
1)   dochodzenia wewnętrznego, w celu ustalenia istnienia nieprawidłowości;
2)   postępowania wyjaśniającego, w tym ustalenia dowodów (z dokumentacji, ze świadków), na których sygnalista opiera swoje zgłoszenie, bądź 
3)   odstępuje od przeprowadzenia czynności, o których mowa w pkt 1 i 2 w przypadku, gdy wystąpi co najmniej jedna z okoliczności o której mowa w ust. 9.
9.    Administrator odstępuje od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego jeżeli:
1)    zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa;
2)    sprawa była już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia, a w zgłoszeniu nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem wewnętrznym;
3)    zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne.
10.    Administrator może zwrócić się do Starosty o umożliwienie udziału w dochodzeniu wewnętrznym lub postępowaniu wyjaśniającym innych pracowników starostwa, których udział, z uwagi na posiadaną wiedzę, doświadczenie lub posiadane informacje w zakresie objętym zgłoszeniem, może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, objętej przedmiotem zgłoszenia. Osoby te mogą uczestniczyć w postępowaniu na podstawie pisemnego upoważnienia wydanego przez Starostę
11.    Po przeprowadzeniu czynności sprawdzających, Administrator dokonuje oceny zebranego materiału dowodowego, sporządza raport z przeprowadzonego postępowania, który przedstawia Staroście w terminie nie dłuższym niż 2,5 miesiąca od dnia przyjęcia zgłoszenia. W raporcie, o którym mowa w ust. 2 należy wskazać w szczególności:
1)    opis przedmiotu zgłoszenia;
2)    osobę, której dotyczy zgłoszenie;
3)    czynności podjęte w dochodzeniu wewnętrznym i postępowaniu wyjaśniającym;
4)    ustalenie stanu faktycznego;
5)    rekomendowane działania naprawcze.
12.    Po zapoznaniu się z raportem, o którym mowa w ust. 11, Starosta podejmuje odpowiednie środki, adekwatne do rodzaju naruszenia prawa, w tym dyscyplinujące pracowników odpowiedzialnych za naruszenia prawa oraz działania zapobiegające postawaniu naruszeń prawa w przyszłości.
13.    Starosta przekazuje sygnaliście informację zwrotną, w której stwierdza wystąpienie lub stwierdza brak wystąpienia naruszenia prawa oraz informuje o środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa. W informacji wskazuje się przyczyny podjęcia danego działania Przekazanie informacje zwrotnej następuje bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
Informacja o naruszeniu prawa może być zgłoszona w każdym przypadku również do Rzecznika Praw Obywatelskich (informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl, ePUAP: /RPO/SkrytkaESP, adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa) albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej, z pominięciem niniejszej - Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Starostwie Powiatowym w Wąbrzeźnie – bez dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Zgłoszenie takie nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.

(Przepisy odnoszące się do zgłoszeń zewnętrznych wchodzą w życie z dniem 25 grudnia 2024 r. – zgodnie z art. 64 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.).
Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Starostwie Powiatowym w Wąbrzeźnie(załącznik do Zarządzenia 33/2024 Starosty Wąbrzeskiego z dnia 16 września 2024 r.)